Chính sách email & chống thư rác Email & Anti-Spam Policy

Phiên bản V1 — 2026. Version V1 — 2026.

1. Mục đích sử dụng1. Intended use

ZFlow Mail được thiết kế cho các giao tiếp kinh doanh hợp pháp: thư giao dịch (transactional), thư chăm sóc khách hàng và thông tin tiếp thị dựa trên sự đồng ý của người nhận. Email được gửi qua miền gửi riêng send.zflow.io.vn. ZFlow Mail is intended for legitimate business communications: transactional email, customer communication and marketing based on recipient consent. Email is delivered through the dedicated sending domain send.zflow.io.vn.

2. Hành vi bị nghiêm cấm2. Prohibited conduct

Khi sử dụng ZFlow Mail, người dùng không được: When using ZFlow Mail, users must not:

• Gửi email hàng loạt không được người nhận yêu cầu hoặc đồng ý (unsolicited bulk email).Send unsolicited bulk email to recipients who have not requested or consented to it.
• Sử dụng danh sách email đã mua, thuê hoặc thu thập từ nguồn công khai (scraped lists).Use purchased, rented or scraped email lists.
• Gửi thư tiếp thị lạnh (cold outreach) cho người nhận chưa đồng ý nhận liên lạc.Conduct cold outreach to recipients who have not consented to be contacted.
• Gửi thư rác (spam), lừa đảo (phishing) hoặc giả mạo danh tính người gửi.Send spam or phishing, or use a deceptive sender identity.
• Phân phối phần mềm độc hại, nội dung bất hợp pháp hoặc nội dung lạm dụng.Distribute malware, illegal content or abusive content.
• Gửi thư tiếp thị liên kết (affiliate spam) hoặc nội dung quảng cáo vi phạm chính sách của nhà cung cấp hạ tầng.Send affiliate spam or promotional content that violates infrastructure provider policies.
• Cố gắng lách bộ lọc, hạn chế hoặc chính sách của nhà cung cấp dịch vụ email.Attempt to evade provider filtering, limits or policies.

3. Tiêu chuẩn danh sách gửi thư3. Mailing list standard

Danh sách gửi thư sử dụng qua ZFlow Mail phải dựa trên sự đồng ý (permission-based). Đối với thư tiếp thị hoặc thư theo danh sách được chuyển phát qua hạ tầng của chúng tôi, yêu cầu bắt buộc là cơ chế xác nhận kép (double opt-in) cho 100% người nhận: người nhận phải chủ động đăng ký và xác nhận đăng ký qua email xác nhận trước khi nhận thư. Mailing lists used through ZFlow Mail must be permission-based. For marketing or list-based email routed through our infrastructure, 100% double opt-in is required: each recipient must actively subscribe and confirm their subscription through a confirmation email before receiving mail.

4. Hủy đăng nhận (unsubscribe)4. Unsubscribe

Email tiếp thị và email theo danh sách phải có cơ chế hủy đăng nhận hoạt động rõ ràng trong mỗi email. Yêu cầu hủy đăng nhận phải được xử lý kịp thời; người nhận đã hủy đăng nhận phải được loại khỏi các chiến dịch tiếp theo. ZFlow Mail hỗ trợ liên kết hủy đăng nhận một cú nhấp và duy trì danh sách chặn (suppression) để ngăn gửi lại cho người nhận đã từ chối. Marketing and list-based email must include a clearly working unsubscribe mechanism in every message. Unsubscribe requests must be honored promptly; unsubscribed recipients must be excluded from subsequent campaigns. ZFlow Mail supports one-click unsubscribe links and maintains suppression of recipients who have opted out.

5. Xử lý phản hồi & báo cáo lạm dụng5. Bounce & complaint handling

Người dùng phải ngừng gửi đến các địa chỉ không hợp lệ. ZFlow xử lý các tín hiệu giao nhận hoặc lạm dụng khi hạ tầng email đã cấu hình hỗ trợ các tín hiệu tương ứng; khi các tín hiệu này có sẵn, người dùng phải tôn trọng kết quả, bao gồm việc ngừng liên hệ với người nhận liên quan. Users must cease sending to invalid addresses. ZFlow processes delivery or abuse signals when the configured email infrastructure supports the corresponding signals; where those signals are available, users must respect the outcome, including ceasing contact with the recipients concerned.

6. Danh tính người gửi & thực hành kỹ thuật6. Sender identity & technical practice

Email gửi qua ZFlow Mail phải có danh tính người gửi chính xác, trung thực về doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi. Yêu cầu xác thực email áp dụng cho miền gửi (như SPF, DKIM và DMARC) phải được đáp ứng theo cấu hình và chính sách của nhà cung cấp hạ tầng tại thời điểm gửi. Người dùng không được làm giả tiêu đề, địa chỉ trả lời hoặc nội dung nhằm đánh lừa người nhận hoặc hệ thống lọc. Email sent through ZFlow Mail must carry an accurate From identity that truthfully represents the sender. Email-authentication requirements for the sending domain (such as SPF, DKIM and DMARC) must be met in accordance with the delivery provider's configuration and policies at the time of sending. Users must not forge headers, reply addresses or content to deceive recipients or filtering systems.

7. Tuân thủ chính sách nhà cung cấp7. Provider compliance

Việc sử dụng ZFlow Mail tuân theo cả chính sách này và chính sách của các nhà cung cấp hạ tầng chuyển phát mà ZFlow sử dụng. Người dùng chịu trách nhiệm nắm và tuân thủ các quy định pháp lý áp dụng đối với giao tiếp thương mại điện tử tại khu vực hoạt động của mình. Use of ZFlow Mail is subject to this policy and to the policies of the email infrastructure providers used by ZFlow. Users are responsible for knowing and complying with laws applicable to commercial electronic communication in their operating region.

8. Hậu quả vi phạm8. Enforcement

Vi phạm chính sách này có thể dẫn đến cảnh báo, giới hạn tốc độ gửi, tạm ngừng hoặc chấm dứt quyền sử dụng ZFlow Mail. Chúng tôi có thể thực hiện các biện pháp này ngay lập tức khi phát hiện lạm dụng gây ảnh hưởng đến chất lượng gửi của hệ thống hoặc nhà cung cấp của chúng tôi. Violations of this policy may result in warnings, sending-rate limits, suspension or termination of ZFlow Mail access. We may apply these measures immediately where abuse affects the deliverability of the system or of our providers.

9. Báo cáo lạm dụng9. Reporting abuse

Nếu bạn nhận được thư rác hoặc email lạm dụng có nguồn gốc từ ZFlow, hãy báo cáo tới support@zflow.io.vn. If you receive spam or abusive email originating from ZFlow, report it to support@zflow.io.vn.